Vanliga frågor om årsmöte

Inför årsmötestider inom Svenska Brukshundklubben uppstår frågor. Här har vi försökt samla några vanligt förekommande frågor.

Svaren gäller hela organisationen

Texterna nedan är skrivna utifrån lokalklubbsperspektiv men gäller samtliga delar av Svenska Brukshundklubbens organisation, dock bör respektive nivås stadgar läsas för korrekta datum och detaljer.

Vem beslutar om medlemsmöte/årsmöte?

§ 7 moment 1 i lokalklubbsstadgarna anger följande:
"Lokalklubben ska hålla minst tre ordinarie medlemsmöten per år, varav ett ska vara årsmöte och hållas under perioden 10–28 februari. Tid och plats för medlemsmöte beslutas av lokalklubbsstyrelsen."

Eftersom stadgarna anger att det är lokalklubbsstyrelsen som fattar beslut om tid och plats för mötet har ett medlemsmöte (inkl. årsmötet) inte rätt att besluta om detta. Stadgarna är styrande även för medlemsmötet. Har medlemsmötet ändå fattat ett sådant beslut är det alltså inte giltigt utan lokalklubbsstyrelsen måste fatta ett eget beslut i frågan. Lokalkubbsstyrelsen kan i denna fråga inte styras av medlemsmötet, vad gäller årsmöte måste dock tidpunkten vara inom perioden 10-28 februari. Detta innebär också att lokalklubbstyrelsen kan ändra sitt beslut. Observera dock att kraven på kallelse alltid ska uppfyllas.

Hur kan kallelse till medlemsmöte ske?

§ 7 moment 1 i lokalklubbsstadgarna anger följande:
"Kallelse till ordinarie medlemsmöte utfärdas av lokalklubbsstyrelsen och ska tillställas varje medlem senast 30 dagar innan mötet, dock ska kallelse till årsmöte utfärdas senast den 1 januari. Kallelsen ska innehålla information om tid och plats för sammanträdet. Förslag till dagordning samt handlingar i det eller de ärenden som ska behandlas vid medlemsmöte ska vara tillgängliga för medlemmarna senast sju dagar före mötet."

Kravet är att kallelsen "ska tillställas varje medlem" vilket dels innebär att det ska vara skriftlig, dels att klubben i rimlig grad ska försäkra sig om att den når medlemmen. Förutom tid och plats för mötet är det rimligt att det framgår hur medlemmen kan få del av de kompletterande handlingarna. Vad gäller årsmötet ska kallelse ske senast den 1 januari, för övriga medlemsmöten gäller senast 30 dagar före mötet. Distributionen av kallelsen kan ske på nedanstående sätt. En skriftlig kallelse som skickas per post till den adress som finns registrerad i Brukshundklubbens centrala medlemsregister uppfyller stadgarnas krav. Detta förutsätter att klubben använder en aktuell medlemsförteckning.

Om medlemmen har en e-postadress registrerad i medlemsregistret kan kallelsen skickas per e-post. I båda fallen är det medlemmens ansvar att hålla uppgifterna uppdaterade och klubbens ansvar att använda de aktuella uppgifterna. Klubben bör uppmana sina medlemmar att kontrollera på "Mina sidor" att de har registrerat en korrekt e-postadress. Notera att det alltid är det centrala medlemsregistret som gäller, ev. andra register eller adresslistor kan inte åberopas. Om klubben uppmärksammar felaktiga uppgifter i medlemsregistret ska man korrigera dessa.

Kallelsen kan överlämnas personligen (t.ex. i samband med en aktivitet på klubben) under förutsättning att klubben noterar vilka medlemmar som har fått kallelsen på det sättet och när (datum).

Kallelsen kan föras in i medlemstidning, årskalender eller motsvarande. Det är viktigt att kallelsen får en framträdande plats i tidningen (eller motsvarande) och att det på framsidan finns en hänvisning till kallelsen. Distributionen av medlemstidningen ska då ske på något av de ovanstående sätten.

Samtidig kallelse till flera möten kan användas. T.ex. kan man via ett utskick i december kalla till det kommande årets alla ordinarie medlemsmöten (inkl. årsmötet). Klubben måste då genom kompletterande utskick (på något av ovanstående sätt) försäkra sig om att de medlemmar som tillkommer under perioden från det ursprungliga utskicket fram till 30 dagar före respektive möte också får kallelsen genom kompletterande utskick. Medlemmar som tillkommer mindre än 30 dagar före mötet bör kallas i möjligaste mån. Kompletterande utskick av kallelse kan t.ex. ske tillsammans med ett välkomstbrev.

Klubben kan använda flera sätt att kalla medlemmarna. T.ex. kan den skickas per e-post till de medlemmar som har e-postadress registrerad, överlämnas personligen till de som deltar i en aktivitet på klubben och skickas per post till resterande medlemmar. Klubben ska dock föra en förteckning så att det i efterhand går att följa upp hur varje medlem har kallats, t.ex. då medlemsmötet ska besluta om det är stadgeeligt utlyst. Förteckningen kan t.ex. bestå av en lista med de medlemmar som fick kallelsen personligen överlämnad, en lista med de som fick den per e-post och en lista med de som fick den skickad till sig per post. Har alla medlemmar fått kallelsen per post räcker det med den medlemsförteckning som användes som adressunderlag.

Sammanfattningsvis kan kallelse ske skriftligen på följande sätt:
1. per post
2. per e-post
3. överlämnas personligen
4. via medlemstidning, årskalender eller motsvarande som distribueras enligt punkt 1-3.
Andra sätt att kalla (t.ex enbart muntligt, via anslag i klubbstugan eller på webben) uppfyller inte stadgarnas krav. Däremot får de gärna användas som komplement till ovanstående.

Vad gäller för hur möteshandlingarna görs tillgängliga?

§ 7 moment 1 i lokalklubbsstadgarna anger följande:
"Förslag till dagordning samt handlingar i det eller de ärenden som ska behandlas vid medlemsmöte ska vara tillgängliga för medlemmarna senast sju dagar före mötet."
och
"Lokalklubbsstyrelsen beslutar hur möteshandlingar görs tillgängliga. Dessa kan även rekvireras mot ersättande av uppkomna kostnader."

Lokalklubbsstyrelsen ska så långt det är rimligt underlätta för medlemmarna att ta del av handlingarna. Det är skäligt att det i kallelsen till mötet framgår hur medlemmen kan ta del av möteshandlingarna. En medlem kan dock inte kräva att handlingarna ska distribueras direkt till henne/honom genom någon form av stående beställning utan måste i så fall begära detta sju dagar före respektive medlemsmöte. Naturligtvis ska handlingarna finnas fritt tillgängliga då medlemsmötet genomförs.

Handlingarna (t.ex. förslag till dagordning, verksamhetsberättelse osv.) behöver alltså inte skickas med kallelsen. Det är ofta inte heller möjligt eftersom t.ex. den ekonomiska rapporten inte kan färdigställas innan året är slut. Möteshandlingarna kan göras tillgängliga i klubbstugan, skickas ut per e-post och publiceras på klubbens webbplats. I det senare fallet får handlingarna vara lösenordsskyddade under förutsättning att medlemmarna får tillgång till inloggningsuppgifter. Om handlingarna finns i klubbstugan förutsätts det att den medlem som vill ta del av dem får tillgång till nyckel till klubbstugan om det krävs eller att en tid bokas då klubbstugan hålls öppen.

En medlem har rätt att på begäran få pappersexemplar skickade till sig. Klubben har då rätt till ersättning för de merkostnader som uppstår (dvs. kostnader för utskrift/kopiering, emballage och frakt/porto).

Vad är en röstlängd ?

En röstlängd är en förteckning av de medlemmar som närvarar vid ett medlemsmöte/årsmöte, och används som bl.a. underlag vid ev. röstningar.

I samband med deltagande på årsmöte måste godkännt medlemskap kontrolleras på närvarande medlemmar vaför de ska prickas av. Av stadgarna framgår vilka som är röstberättigade på årsmöte/medlemsmöte.

Praktiskt tips för röstläng på årsmöte/medlemsmöte

  • Klubbar och distrikt kan själva köra ut en aktuell medlemslista i excelformat direkt från Brukshundklubbens medlemsregister "Medlem online".
  • Medlemsansvarig bör dra ut dylik lista så tätt inpå aktuellt möte som möjligt för att ha uppdaterad lista.
  • Ha gärna en person (en "dörrvakt") som i anslutning till lokalens ingång successivt prickar av de medlemmar som anländer till mötet, i den aktuella medlemslistan. Här kan med fördel en laptop med exceldokument användas, så kan man låta programmet sköta räkningen.
  • När röstlängdspunkten kommer upp på mötets dagordning läser sekreteraren upp de medlemmar som är förprickade i medlemslistan och avslutar med att fråga om någon närvarande inte är uppropad.
    Det är mycket viktigt att ev. nyanlända noteras i röstlängd samt protokoll.
  • Att läsa igenom hela medlemsmatrikeln från A-Ö – tar en himla tid och rekommenderas inte! Tiden kan användas till mycket mer angenäma saker! :-)