Föreningens material och handlingar

En förening utgörs av sina medlemmar och sina förtroendevalda. Föreningen har dock äganderätt till allt material, alla dokument och arkiv vilka ska återlämnas vid avslutat förtroendeuppdrag.

Rätten till fysiska föremål

Det är föreningen som har äganderätten till de fysiska föremål som köps in av föreningen. För att kunna bevisa äganderätten är det viktigt att föreningen behåller kvitton där det framgår att föreningen betalat föremålen.

För att undvika bevissvårigheter avseende äganderätten till ett föremål kan den enskilde medlemmen som disponerar exempelvis en dator i sitt hem för ett visst ändamål under en viss tidsperiod underteckna en bekräftelse. En bekräftelse kan utformas enligt följande:

"[Medlemmens namn] har rätt att från den [ange datum] till den [ange datum] disponera [ange vilket föremål bekräftelse gäller] som [ange ändamålet, exempelvis sekreterare i föreningen]. [Föreningens namn] behåller dock äganderätten till [ange vilket föremål bekräftelsen gäller]. [Ange vilket föremål bekräftelsen avser] ska alltid återlämnas till [föreningens namn] på anmaning av föreningen."

Checklista för förtroendevalda vid överlämning

Det är mycket viktigt att den som är förtroendevald lämnar ifrån sig material och handlingar som tillhör föreningen till sin efterträdare eller till annan förtroendevald i föreningen som anses lämplig vid tillfället. Detta för att arbetet ska kunna fortgå utan störningar och att den dokumentation som handlingarna utgör finns kvar för historiska ändamål.

Denna checklista är en hjälp när förtroendevalda byts ut i en förening. Listan är dock inte heltäckande, utan man bör använda sitt sunda förnuft i hur man hanterar övergången från en person till en annan.

I samband med överlämnandet är det bra att man noterar vad som lämnas samt att den som tar emot ma­terialet kvitterar detta på listan. Man behåller därefter varsitt exemplar av listan.

Följande bör man komma ihåg att återlämna:

Alla förtroendevalda

  • Nycklar till klubbstuga och andra nycklar som tillhör föreningen
  • Kontorsmaterial såsom brevpapper, kuvert, skrivmaterial, toner, frimärken, stämplar
  • Blanketter som är unika för föreningen, till exempel domarprotokoll, auktorisationsbevis, anmälnings­blanketter
  • Maskiner och teknisk utrustning etc. som tillhör föreningen
  • Annat material som tillhör föreningen, till exempel gåvor, priser, standar och fanor.
  • Domarkompendium
  • Trycksaker såsom årsböcker och/eller rasdokument.
  • Inloggningsuppgifter, koder och dylikt gällande hemsida och funktionsknuten e-post.

Ordförande

  • Ordförandeklubba
  • Fullmakter, avtal etc.
  • Teckningsrätt på klubbens konton måste avslutas och ändras.

Kassör

  • Kontoplan
  • Verifikat
  • Huvudböcker
  • Bokslut
  • Kontoutdrag plus- och bankgiro
  • Inventarielista
  • Övrigt bokföringsmaterial
  • Handkassa
  • Skuldebrev
  • Lagfarter
  • Arrendeavtal
  • Försäkringsbrev
  • Bankcheckar

Sekreterare

  • Protokoll i original
  • Korrespondens (in- och utgående skrivelser)
  • Avtal i original
  • Årsmöteshandlingar
  • Skuldebrev
  • Lagfarter
  • Arrendeavtal
  • Övriga handlingar