Verktyg vid konflikthantering

Vår förhoppning är att våra föreningar i så stor utsträckning som möjligt ska arbeta förebyggande mot konflikter löpande och kontinuerligt i sitt arbete och att vår värdegrund ska genomsyra hela organisationen. Men i de fall konflikter uppstår behöver de ändå hanteras. Här hittar du några verktyg att använda sig av när konflikten är framme.

Konfliktledarens förhållningssätt

En viktig del i att hantera en konflikt är att kunna verka stödjande för alla inblandade. Detta betyder inte att man behöver stryka medhårs och hålla med utan mer om att stödja de inblandade i att kunna skifta fokus och stödja en ökad medvetenhet. Väldigt ofta är personer inblandade i en konflikt låsta i ett tankemönster som loopar gång på gång. Det gäller att den eller de personer som är utsedda att medla vid konflikt, hjälper till att bryta detta mönster och hitta alternativa vägar.

Viktiga strategier att ha med sig kan därför vara:

• Lyssna öppet och ärligt. Det kan ha en förlösande effekt på konflikten om de inblandade har en möjlighet att tömma ur sig en del av det känslosamma till en objektiv person.
• Erbjud alternativa förklaringar. De behöver inte vara sanna men de ger en ingång till den inblandade att se att det kan finnas alternativa tankar kring hur konflikten uppstått, hur man kan lösa den och varför man befinner sig där man gör just nu. Konfliktdeltagarna har ofta färdiga förklaringar och skuldbeläggningar. Det kan då vara förlösande att någon erbjuder alternativa tolkningar.
• Skifta fokus. Låt personerna som befinner sig i konflikten skifta fokus från det som har hänt till hur de själva ser på lösningen. Hur ser personen på situationen när den är bra? Vad kan man göra för att nå dit? På det sättet ger man personen en möjlighet att bidra och känna sig som en aktiv del i konfliktlösningen.
• Ökad förståelse. Om man kan stödja personerna i en konflikt i att förstå konfliktens väsen på ett bättre sätt kan man skapa en medvetenhet kring sin egen del och om vad de själva kan göra för att det ska bli bättre
• För att lösa en konflikt är det viktigt att du kan leva dig in andras roller, men man behöver också kunna "leva sig in i sig själv". Självinsikt är oerhört centralt. Att aktivt hjälpa de inblandade att medvetet studera och reflektera över hur de själva tänker, känner, tycker och beter sig. På det viset kan man också inse att vad som händer inuti också påverkar hur samspelet med andra ser ut.

Dokumentation

Oavsett vilken instans som blir inblandad i en konflikthantering bör man dokumentera det som händer i samband med en konflikt. Det kan röra sig om att skriva ner ett händelseförlopp, spara skriftliga och digitala konversationer, vittnesmål osv. Dokumentationen blir viktig om det är så att man behöver ytterligare hjälp utifrån för att lösa konflikten, för att påvisa vad som faktiskt har gjorts, sagts osv. Du hittar en checklista för dokumentation nedan.

Frågebatteri vid konflikthantering

När man som förtroendevald ska sätta sig in i konflikten uppstår en rad frågor. Längst ned på sidan kan du ladda ner ett frågebatteri som kan användas både vid konflikt och i förebyggande insatser.

Skarpt brev

Om man ser att de samtal och de försök till lösning som görs, inte löser situationen kan även klubb, distrikt eller rasklubb tillskriva en person ett skarpt brev. Syftet med brevet är att signalera att ett oförändrat beteende kommer att få konsekvenser. På detta sätt ger man en person en möjlighet att förändra sitt beteende samtidigt som man på ett tydligt sätt markerar att det i annat fall får konsekvenser. Beslut om denna åtgärd bör tas av förtroendevalda och det är viktigt att beslutet dokumenteras och kopia på brevet sparas så att ärendet kan spåras om det vandrar vidare i organisationen.
Längst ned på denna sida hittar du en mall för skarpt brev med exempel på hur formuleringen kan se ut. Den kan användas av distrikt och rasklubbar i de fall diskussioner börjar spåra ur i t. ex. sociala medier. Innan denna åtgärd vidtas är det viktigt att i första hand gå igenom de steg i detta kompendium kring förebyggande insatser och konflikthantering. Till det skarpa brevet bör också upprättas en bilaga som beskriver vilka åtgärder som vidtagits innan man skickar det.