Tystnadsplikt och handlingar

Grattis till att ha blivit utnämnd till utskottsledamot i egenskap av dina egna kunskaper och kvalitéer!

Att vara utskottsledamot innebär att du representerar förbundet och dess centrala organisation, du representerar inte den klubb, rasklubb eller det distrikt inom Svenska Brukshundklubbens organisationen som du eventuellt är aktiv i till vardags.

Du förväntas:
- vara objektiv i frågor som rör "din" klubbs verksamhetsområden
- aktivt informera dig
- även att engagera dig i de av utskottets frågor som inte rör de verksamhetsområden du "hemmavid" är engagerad i.

Lojalitet med utskottet i "tjänst" och till vardags

När du tackar ja till utnämningen att bli utskottsledamot blir du en del av utskottet. Du förväntas nu vara lojal med utskottets delegeringsordning och beslut samt dina kollegor i utskottet.
Förväntningen på din lojalitet föreligger oavsett om du är enig eller oenig med dina utskottskollegor i en enskild fråga.

Att vara utskottsledamot innebär att du betraktas som en representant för Svenska Brukshundklubben och det oavsett om du aktivt företräder organisationen och/eller utskottet eller om du under din fritid är aktiv inom Svenska Brukshundklubbens organisation.

Det är därför viktigt att du:

- föregår med gott exempel och uppträder som en god representant för organisationen även i sammanhang som inte är kopplade till utskottsarbetet.

Svenska Brukshundklubben följer Svenska Kennelklubbens policy för sociala media som du som utskottsledamot ska följa.

Tystnadsplikt och handlingar

Inom utskottsorganisationen gäller enligt föreningssed tystnadsplikt. Tystnadsplikt innebär att information inte får spridas vidare. Det innebär sålunda att du inte får sprida information och uppgifter som du fått ta del av i din tjänst eller genom de förtroendeuppdrag du har. 

Exempel på dokument eller händelser som omfattas av tystnadsplikt:
- handlingar som ligger som underlag för utskottets beslut vid utskottsmöten
- uppgifter som framkommer under utskottets diskussioner.

I handlingar till utskott, utskottsmöten eller under utskottets diskussioner kan det förekomma uppgifter som berör enskild person och som kan vara känsliga för den enskilda personen. Dessa får inte röjas. Särskilt viktigt är att beakta GDPR och den enskilde personen.

Tystnadsplikt gäller även:
- person som är adjungerad till utskottet
- efter att en utskottsledamot, utskottsgruppsperson eller adjungerad person avträtt från sitt förtroendeuppdrag.

Vilka handlingar är offentliga?

Vad som exakt avhandlats under ett utskottsmöte och vilka underlag som fanns för besluten, får du som utskottsledamot inte diskutera med andra personer.
Viktigt är att utskottsprotokoll formuleras så att det så tydligt som möjligt framgår vad ärendet innehållit och vilket beslut som tagits dock utan att det kränker eller skadar enskild person.

Vidare ska, såvida inte utskottet fattat annat beslut, utskottets beslut inte diskuteras med person utanför utskottet, innan protokollet är justerat och protokollsutdragen utsända till dem det berör.

Utskottsprotokoll - offentliga

Utskotten för vid utskottsmöten utskottsprotokoll vilka ska tillsändas förbundsstyrelsen efter justering. Beslut som fattats av utskotten kan dock bli föremål för ändring av förbundsstyrelsen (FS).
Utskottsprotokollen publiceras publikt på Svenska Brukshundklubbens hemsida.

Minnesanteckningar - internt material

Utskottsgrupperna för vid sina möten minnesanteckningar. Rutinen (fastställd av FS) är sådan att utskottsgruppernas minnesanteckningar presenteras vid utskottsmöten och ligger till grund för de beslut som fattas i utskotten. Detta för att behovet av att alla utskottsgruppers verksamhet är känd inom respektive utskott och att alla beslut är väl dokumenterade.
FS har fastställt att utskottsgrupper dokumenterar sin verksamhet i minnesanteckningar, minnesanteckningar cirkuleras inom respektive utskott (och vid behov FS) men är inte offentliga samt slutligen att utskotten fattar beslut som dokumenteras i offentliga protokoll.