01 okt 2024
Svenska BrukshundklubbenMöten
Utskotten har regelbundna möten som genomförs fysiskt, digitalt eller via telefon. Du förväntas delta aktivt i de möten som rör ditt utskott och kommer mellan utskottsmötena behöva arbeta med frågor som ska beredas eller uppgifter som ska utföras.
För att mötena ska kunna genomföras effektivt och beslut som fattas vara väl genomtänkta ska du inför varje möte vara väl påläst på de handlingar som finns tillgängliga i utskottets team.
Inför beslutsärenden behöver du så utförligt som möjligt lägga upp ärendet i en beslutsmall, här finns länk.
Du förväntas också att aktivt söka kunskap inom de områden som ingår i ditt verksamhetsområde.
Många utskott ordnar utbildningar och konferenser samt representerar Svenska Brukshundklubben på externa aktiviteter, som utskottsledamot finns en förväntan att du deltar aktivt med arbetet både inför och på sådana evenemang. Tänk på att du vid representation i alla avseenden representerar Svenska Brukshundklubbens centrala organisation.
Uppdrag du får av utskottet kan ibland vara tidskrävande, det är därför viktigt att du avsätter tid för utskottsarbete utöver möten, deltagande i utbildningar/aktiviteter och restider.
Fysiska och olika tekniska kanaler
Utskottsmöten genomförs både fysiskt och via andra kanaler såsom telefon och digitalt via Zoom, Teams, Skype mm.
Sista datum för handlingar
För att möjliggöra beredning och handläggning av ärenden till förbundsstyrelsen (FS) ska ärenden vara förbundskansliet tillhanda senast två veckor innan utsatt sammanträde.
Samtliga FS-sammanträden och utskottsmöten hittar du i kalendern på hemsidan.
Ärenden och handlingar inför utskottsmöten ska vara inlagda i Teams av ledamöterna eller handläggaren på förbundskansliet senast en vecka före mötet.
Ärenden och handlingar som inkommer senare läggs till nästkommande möte.
Dagordningen förbereds av handläggaren.
Ersättare vid möte
Varje utskott beslutar hur man ska hantera ersättare om någon av ledamöterna inte kan vara med vid ett utskottsmöte.
Viktigt att hålla deadlines
Det är viktigt att:
-
uppdrag som ges är tydliga och har ett givet slutdatum
-
alla respekterar och håller deadlines
Det är den sammankallandes ansvar att uppmärksamma om deadlines inte följs.
Vem skriver protokoll eller minnesanteckningar?
Vid utskottsmöten är det i första hand handläggare på förbundskansliet som skriver protokoll i av förbundet framtagen protokolls mall. Även av utskottet utsedd annan person kan skriva protokollet.
Vid utskottsgruppsmöten är det utskottsgruppen som utser den som ska skriva minnesanteckningar, även det i av förbundet framtagen mall.
För förankring av det pågående arbetet och fastställande av beslut (som ska noteras i utskottsprotokollet) behandlas minnesanteckningarna vid nästkommande utskottsmöte.