Person som sitter i digitalt möte.
Person som sitter i digitalt möte.
Person som sitter i digitalt möte.

Medlemsansvarig

29 apr 202229 apr 2022

Svenska BrukshundklubbenSvenska Brukshundklubben

Information till dig som är medlemsansvarig inom Svenska Brukshundklubben. Membersite är Svenska Brukshundklubbens nya medlemssystem. Som medlemsansvarig på distrikt, lokal- eller rasklubb använder du Membersite för att administrera era medlemmar.

Fel i debiteringen av hedersmedlemskap

Det har blivit fel i debiteringen av hedersmedlemskap och klubbarna har fått felaktiga fakturor.

Vi är medvetna om felet och jobbar på att lösa det så fort vi kan.

Klubben ska inte betala den/de fakturor ni fått för hedersmedlemmar just nu, utan avvakta rättelse och mer information från medlemsavdelningen. 

Vi uppdaterar informationen på den här sidan så fort vi har mer information.

Bli medlem - nya rutiner för klubbar

Klubbarna ska inte längre ta in ansökningar om medlemskap eller betalningar av medlemsavgifter.

Hänvisa alla som vill bli medlem till Bli medlem - Membersite.

Lägg in länken till Bli medlem - Membersite på era hemsidor så att intresserade själva kan teckna nytt medlemskap via Bli medlem eller lägga till ytterligare medlemskap via "Min profil - Medlemskap - Bli medlem".

Registrera nya medlemmar

Via funktionen Registrera nya medlemmar i Membersite kan kassör och medlemsansvarig registrera in nya medlemmar i klubben.

Klicka på Min förening - Registrera nya medlemmar, fyll i personens uppgifter och klicka på Registrera.

Du får då upp ett meddelande om nya medlemmar.

Medlemmen får ett automatiserat mejl som hälsar hen välkommen och medlemsavin läggs direkt under "Mina fakturor" så medlemmen kan betala medlemsavgiften via Swish direkt.

Har inte medlemmen Swish kommer avgiften att debiteras via en pappersavi som kommer på posten. 

Beskrivning av förloppet med skärmdumpar finns i guiden för medlemsansvarig.

Klubb som tagit emot medlemsavgifter

De klubbar som har tagit emot medlemsavgifter under implementeringen av det nya medlemssystemet ska registrera medlemmen enligt ovan, betala tillbaka medlemsavgiften till medlemmen och be hen logga in i Membersite för att betala avgiften via "Mina fakturor". Alternativt betala tillbaka medlemsavgiften till medlemmen och be hen att teckna medlemskap själv via Bli medlem i Membersite.

Har medlemmen tävlat eller deltagit på prov i mellantiden måste du som medlemsansvarig mejla medlemsavdelningen med uppgift om medlemsnummer, datum för första betalningen av medlemskapet och vilken klubb det gäller så hjälper vi till att korrigera startdatum på medlemskapet.

Gemensamt medlemssystem

"Min förening" för medlemsansvariga

Via "Min förening" på Membersite kan medlemsansvariga i distrikt, lokal- och rasklubb se och administrera sina medlemmar. 

Är du medlemsansvarig i ditt distrikt/din klubb är det viktigt att du läser informationen på samtliga sidor om det nya medlemssystemet.

Under "Min förening - Medlemslista" finns utbildningsfilmen och en guide upplagd under rubriken "Utbildningsmaterial och manualer".

"Min profil" för medlemmarna själva

Alla våra medlemmar har tillgång till sina egna uppgifter i Membersite genom Min profil på Membersite.

Guider för medlemsansvariga

Guider för dig som har rätt att se Min förening i Membersite finns på sidan "Guide Membersite" (sidan är låst, bara de som har rättighet att se Min förening i Membersite kommer åt sidan, så du måste logga in för att komma åt den).

(bilden är inte länkad)

Inga medlemskort

I Membersite finns inga medlemskort som vi haft tidigare i Medlem Online.

För att verifiera ett medlemskap på en person i er klubb

  1. Logga in i Membersite
  2. Gå till Min förening
  3. Klicka på Rapporter
  4. Klicka på Medlemsstatistik
  5. Välj datum, distrikt/rasklubb och klubb
  6. Klicka på View report
  7. Klicka på plustecknet för distrikt/rasklubb och klubb för att veckla ut rapporten

Nu ser du vilka som är medlemmar i er klubb, du ser även vilka som inte betalat sin medlemsavgift.

Medlemskapet syns i rapporter och medlemslista dagen efter inregistrering.

Kom ihåg att inregistrering av inbetalningar ännu inte är i fas då även detta görs manuellt för närvarande (det kommer att bli automatiserat).

Hur medlem visar medlemskap 

Det finns två olika alternativ där en medlem kan visa sitt/sina aktuella medlemskap. När en medlem är inloggad i Membersite kan hen antingen visa sina aktuella medlemskap under Mina medlemskap eller genom att visa Mina fakturor.

Mina medlemskap

Aktuella medlemskap har inget slutdatum. Det har däremot de medlemskap som avslutats, vilket gör att du ser vilka medlemskap som är gällande.

Det är också godkänt att medlemmen visar en skärmdump eller utskrift av sina aktuella medlemskap.

Mina fakturor

En medlem kan också visa Mina fakturor för att verifiera medlemskap. Under Mina fakturor syns klubb, start- och slutdatum för perioden som medlemmen betalat, se skärmdump.

Det är också godkänt att medlemmen visar en skärmdump eller utskrift av sina aktuella medlemskap.

 

Begränsad behörighet!

Membersite är Svenska Brukshundklubbens egendom och där hanteras medlemmars personuppgifter. Därför är tillgängligheten till systemet begränsad till ett fåtal förtroendevalda.

De förtroendeuppdrag som har tillgång till "Min förening"

Rätt att se alla delar under Min förening
  • Ordförande
  • Webb tävlingssekreterare
Rätt att se och ändra alla delar under Min förening
  • Kassör
  • Medlemsansvarig i distrikt/klubb
  • Kanslist, i förekommande fall
Sekreterare kan
  • Skicka sms och e-post 
  • Se och använda funktionen Hitta förtroendevald

Observera att listor från medlemssystemet inte får publiceras i digitala kanaler eller tryckt material. De får heller inte spridas till medlemmar, utomstående eller kommersiella aktörer. Personuppgifter får inte sparas i digitalt eller utskrivet format. Läs mer om GDPR här.

I samband med inloggning krävs en ytterligare bekräftelse utifrån GDPR av dig som har behörighet att se medlemsuppgifter.

Klubbstyrelsen utser behöriga

Styrelsen i distriktet/klubben utser vilka personer som ska ha behörighet att se och/eller administrera medlemskap i Membersite.

Det är av yttersta vikt med hänsyn till GDPR att antalet personer som har denna behörighet begränsas till ett fåtal. Minst en person har tillgång till medlemsregistret och styrelsen går via den personen för att lägga till fler behöriga.

Om någon som inte har uppdrag som kassör eller medlemsansvarig behöver ha behörighet till Membersite för att kontrollera medlemskap ska uppdraget "Webb tävlingssekreterare" läggas till på den personen.

Alla uppdrag som ger behörighet att se medlemsuppgifter i Memebrsite ska vara tidsbegränsade.

Funktionalitet i Membersite

Funktionalitet för alla medlemmar:

  • Logga in med BankID
  • Se medlemskap
  • Bli medlem
  • Betala medlemskap med Swish direkt via Membersite
  • Mina fakturor
  • Se och lägga till familjemedlemmar

Genom att lägga till familjemedlem under Min familj skapas inte ett medlemskap, det skapar bara en familijekoppling. För att teckna familjemdlemskap behöver personen kontakta medlemsavdelningen som hjälper till med att lägga in ett familjemedlemskap.

Funktionalitet för medlemsansvarig

Via Membersite har du som medlemsansvarig för närvarande möjlighet att göra följande:

  • Se distriktets/klubbens medlemmar via
    "Min förening - Medlemslista"
    Observera att nya medlemmar som kommer in via formuläret på sidan "Bli medlem" registreras manuellt av kansliet och syns i medlemslistan allt eftersom registrering sker.
  • Registrera medlem via 
    "Min förening - Registrera nya medlemmar"
  • Se och uppdatera förtroendeuppdrag i distriktet/klubben via
    "Min förening – Uppdrag"
  • Göra utskick via e-post eller sms till medlemmar via
    "Min förening – Skicka sms och e-post"
  • Ta ut medlemsstatistik och uppdrag inklusive förtjänsttecken via
    "Min förening - Rapporter"

Alla funktioner är inte aktiverade

Just nu är inte alla funktioner aktiverade eftersom vi väntar på integrationer för bl a betallösningarna och konverteringen av alla funktionärer från Medlem online och SBK Tävling. Ytterligare funktioner som aktiveras när dessa är på plats är:

  • Se, lägga och redigera funktionärsuppdrag
  • Se, lägga till och redigera tävlingsfunktionärer
  • Mina grupper