Bild som visar konferensbord
Bild som visar konferensbord
Bild som visar konferensbord

Års- och fullmäktigemöte

inom Svenska Brukshundklubben

18 okt 202218 okt 2022

Svenska BrukshundklubbenSvenska Brukshundklubben

De viktigaste mötet i våra lokala föreningar, distrikt och rasklubbar är medlemmarnas års- och fullmäktigemöten.

Sidan kommer att uppdateras inför årsmöten 2023!

Mötesform - Års- och fullmäktigemöte

Möten 2022

Inför 2022 återgår mycket till det normala för års-, fullmäktige och medlemsmöten då Svenska Kennelklubben (SKK) tar bort generella dispenser, regler och riktlinjer som under pandemin har varit gällande tillsammans med Brukshundklubbens stadgar under 2021.

Svenska Kennelklubbens föreningskommittés verkställande utskott har dock den 10 november 2021 fattat beslut om en generell dispens som möjliggör att möten även 2022 kan genomföras digitalt. Hybridmöten är dock inte tillåtna.

De föreningar som under 2021 sköt upp sitt års- eller fullmäktigemöte behöver behandla två verksamhetsår och behöver tillsammans med Brukshundklubbens normalstadgar följa Kennelklubbens riktlinjer för hur detta bör genomföras.

De dispenser som Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse beslutat om gällande normalstadgar inom Brukshundklubben upphör att gälla 2021-04-01. Därefter krävs att antalet medlemsmöten under året, hur stadgeändring genomförs samt styrelsens konstituering återgår till att följa stadgarna. Dessutom är det inte heller längre möjligt att använda fullmaktsröstning.

Viktiga skillnader inför års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2022 inom Brukshundklubben

  • Kallelser till års- och fullmäktigemöten ska utfärdas senast den 1 januari 2022.

  • Kallelser ska skickas skriftligen till varje medlem via post, e-post, lämnas personligen eller via medlemstidning/årskalender/motsvarande som distribueras enligt någon av de tidigare nämnda sätten.

  • Dispenser från normalstadgar inom Brukshundklubben gäller fram till 1 april 2022.

  • Förening som inte genomförde möte 2021 hanterar två verksamhetsår vid 2022 års möte.

  • Möten kan, enligt generell dispens beslutad av Svenska Kennelklubbens föreningskommittés verkställande utskott den 10 november, genomföras digitalt även 2022.

För samtliga detaljer vänligen läs Svenska Kennelklubbens beslut och riktlinjer samt Brukshundklubbens FAQ inför möten 2022.

FAQ för möten 2022

Brukshundklubben har sammanställt en FAQ med frågor och svar inför möten 2022. Du läser FAQ för möten 2022 här.

 

Det viktigaste mötet

Medlemmarnas viktigaste möte kan vara just års- och fullmäktigemötet. Här har den enskilde medlemmen ordentligt med inflytande och kan påverka olika beslut och verksamhetens inriktning och framtid.

Med hjälp av normalstadgarna, föreningskunskap och en bra mötesordförande för års- eller fullmäktigemötet kan det bli ett roligt möte mellan människor som brinner för samma sak. Här har vi samlat lite matnyttigt inför stundande möten.

Regler för mötet

Års- och fullmäktigemöten inom Svenska Brukshundklubben styrs av normalstadgar. Där finns uppgifter om kallelser, dagordning och genomförande. Studera normalstadgarna noggrant och ha dem alltid tillgängliga vid mötet.

Valordning i normalstadgarnas § 10

Nytt arbetssätt kring valberedningens förslag samt personvalens genomförande från och med års- och fullmäktigemöten 2021.

Valordningen "ställer om" arbetssättet kring valberedningens förslag och har införts i normalstadgarna (§ 10) som började gälla den 1 juli 2020. Att ropa namn "från golvet" på års- eller fullmäktigemöten är inte längre möjligt. Valordningen gäller i samtliga föreningar inom Svenska Brukshundklubben. De vanligaste frågorna har vi besvarat i en FAQ valordning.

Viktiga datum för mötet

Inför års- och fullmäktigemöten är det många viktiga datum och detaljer att komma ihåg för föreningar inom Svenska Brukshundklubben. Normalstadgarna ger många svar.

Inför års- och fullmäktigemöten

Det är stadgarna som styr när och hur kallelser till års- och fullmäktigemöten ska gå ut till medlemmarna liksom inom vilken tidsram års- och fullmäktigemöten ska hållas.

Är din styrelse osäker på hur ni ska kalla till års- eller styrelsemötet? Det räcker inte att endast lägga ut information på hemsidan, i klubbstugan eller på sociala media! Svar på frågan om hur kallelse ska gå till samt sammanställning av andra vanliga frågor och svar inför års- och fullmäktigemötet finns här.

Dokumentmallar för mötesprotokoll, omedelbar justering av årsmötesbeslut mm är fria att hämta här.

För lokalklubb

Period för möte     Kallelse senast   Handlingar tillgängliga senast
10 - 28 februari     1 januari   7 dagar före mötet

För distrikt

Period för möte     Kallelse senast   Handlingar tillgängliga senast
1 - 31 mars     1 januari   31 januari

För rasklubb

  Period för möte   Kallelse senast   Handlingar tillgängliga senast
Rasklubb 1 nivå 1 - 31 mars   1 januari   14 dagar före mötet
Lokalområde 10 - 28 februari   1 januari   7 dagar före mötet
           
Rasklubb 2 nivåer 1 - 31  mars   1 januari   31 januari
Region 10 - 28 februari   1 januari   7 dagar före mötet
Lokalområde 10 - 28 februari   1 januari   7 dagar före mötet

Inför mötet

Planera och kalla i god tid

Se till att kallelse till års- och fullmäktigemötet samt de möteshandlingar som ska behandlas når era medlemmar i enlighet med normalstadgarna!

Till års- och fullmäktigemötet behövs:

  • Röstlängd
  • Dagordning
  • Verksamhetsberättelse
  • Verksamhetsplan/måldokument
  • Budget
  • Valberedningens förslag
  • Balans- och resultaträkning
  • Revisionsberättelse
  • Motioner

Dokumentmallar

För några av de dokument som behövs i föreningsarbetet har vi tagit fram förslag på mallar som är fria att använda. Mallarna är skrivna som förslag till lokal brukshundklubb men går givetvis att anpassa för alla föreningar inom Svenska Brukshundklubben.

Mallar finns bl.a. för dagordning, röstlängd, års- och fullmäktigemötesprotokoll och omedelbar justering på mötet.

Mallarna finns tillgängliga här på hemsidan.

Röstlängd

Röstlängden är den lista över närvarande medlemmar som deltar vid mötet. Listan används bland annat som underlag vid röstning.

Närvarande medlemmar måste ha ett godkänt medlemskap för att vara röstberättigade. Med en aktuell medlemslista från förbundets medlemssystem är det lätt att kontrollera medlemskap och pricka av närvaron. Ta ut listan över medlemmar så nära in på mötet som möjligt för att få den aktuell.

Vid fastställande av röstlängd under mötet kan sekreteraren läsa upp de avprickade medlemmarna i medlemslistan och avsluta med frågan om någon närvarande inte är uppropad. Det är mycket viktigt att även nyanlända noteras i röstlängd samt i protokoll.

Ansök om utmärkelser

Års- och fullmäktigemötet är ett trevlig tillfälle att dela ut förtjänsttecken, förtjänstmedaljer eller utmärkelser inom tjänstehund till föreningens funktionärer och medlemmar.

Styrelsen bör redan tidigt på hösten besluta om för vilka och vilka utmärkelser som ska ansökas om via distriktet. Allt för att processen ska vara klar inför det kommande års- eller fullmäktigemötet. Föreningens ansökan ska sändas för godkännande av distrikt eller rasklubb, som sedan sänder ansökan vidare till förbundet där definitivt beslut fattas.

Dokumentmallar

För några av de dokument som behövs i föreningsarbetet har vi tagit fram förslag på mallar som är fria att använda. Mallarna är skrivna som förslag till lokal brukshundklubb men går givetvis att anpassa för alla föreningar inom Svenska Brukshundklubben.

Här finns mallar inför års- och fullmäktigemötet så som dagordning, röstlängd, årsmötesprotokoll och omedelbar justering på mötet.

Ta del av dokumentmallarna här.

Bild som visar kontorsmaterial.

Bildtext:

Efter mötet

Efter genomfört möte startar arbetet för den nyvalda styrelsen! Här har vi samlat information att tänka på efter mötet när den nya styrelsen ska påbörja sitt arbete.

Registrera medlemsansvarig

Den nyvalda styrelsen ska rapporteras in så att föreningens förtroendevalda finns angivna i medlemssystemet. Här ska även medlemsansvariga ges behörighet att administrera medlemsuppgifter. Dessa är tidsstyrda och löper ut det datum som ni själva anger, oftast strax efter mötet.

OBS! Var noga med att förlänga perioden, annars stängs personer ute från systemet trots att de fortfarande är behöriga på sin förtroendepost.

Tips och instruktioner finns på sidan för medlemsansvariga.

Registrera styrelse och funktionärer

Det är föreningens medlemsansvariga som kan ändra  funktionärsuppgifter i medlemsregistret.

För att post och behörigheter i våra system ska bli korrekta måste alla förtroendevalda registreras i medlemssystemet med rätt funktion/styrelsepost.

Efter års- och fullmäktigemötet är det därför viktigt att uppgifterna så fort som möjligt ändras i medlemssystemet om styrelsen ändrat formation. Den nya styrelsen ska inte rapporteras till förbundet. Uppgifterna som registreras hämtas direkt från medlemssystemet.

OBS! Det är viktigt att både nya i styrelsen rapporteras in och att personer som avgått från funktionärsposter avregistreras.

Tips och instruktioner finns på sidan för medlemsansvariga.

Registrera nästkommande års lokala medlemsavgift

Efter beslut på års- och fullmäktigemöte ska den lokala medlemsavgiften för kommande verksamhetsår rapporteras in i medlemssystemet. Det är bara den lokala delen av medlemsavgiften som ska rapporteras in. Förbundsavgiften tillkommer automatiskt. Sista dag för detta är i början av november, men gör det gärna direkt efter genomfört årsmöte!

Tips och instruktioner finns på sidan för medlemsansvariga.

Uppdaterade e-postadresser

Det är viktigt att alla i styrelsen har registrerat en e-postadress på sin registerpost då förbundet ibland riktar mejlinformation direkt till en styrelsefunktion, t.ex. ordföranden.

Föreningens officiella e-postadress

Den officiella e-postadress som föreningen har är ett mycket viktigt kommunikationsmedel. Ett tips, då tiden inte räcker för en person, att hantera klubbens all e-post är att skapa en e-postadress som flera kan administrera. Det kan t ex vara klubben@gmail.com, dit flera har lösenordet. På så sätt får fler tillgång till informationen och ni kan dela på arbetsbördan. Det går också att skapa regler för vidarebefordring så ett mejl går till flera personer.

FAQ om års- och fullmäktigemöte

Inför års- och fullmäktigetider inom Svenska Brukshundklubben uppstår frågor. Här har vi samlat några vanligt förekommande frågor och svar.

Allmän FAQ

Texterna nedan är skrivna utifrån lokalklubbsperspektiv men gäller samtliga delar av Svenska Brukshundklubbens organisation, dock bör respektive nivås normalstadgar läsas för korrekta datum och detaljer.

Frågeställningar:

Klicka på respektive fråga för att komma direkt till svaret nedan.

  1. Vem beslutar om medlems-, års- eller fullmäktigemöte?

  2. Hur kan kallelse till medlemsmöte ske?

  3. Vad gäller för hur möteshandlingarna görs tillgängliga?

  4. Vad är en röstlängd?

1. Vem beslutar om medlems-, års- eller fullmäktigemöte?

§ 7 moment 1 i lokalklubbsstadgarna anger följande:
"Lokalklubben ska hålla minst tre ordinarie medlemsmöten per år, varav ett ska vara årsmöte och hållas under perioden 10–28 februari. Tid och plats för medlemsmöte beslutas av lokalklubbsstyrelsen."

Eftersom stadgarna anger att det är lokalklubbsstyrelsen som fattar beslut om tid och plats för mötet har ett medlemsmöte (inkl. årsmötet) inte rätt att besluta om detta. Stadgarna är styrande även för medlemsmötet. Har medlemsmötet ändå fattat ett sådant beslut är det alltså inte giltigt utan lokalklubbsstyrelsen måste fatta ett eget beslut i frågan. Lokalkubbsstyrelsen kan i denna fråga inte styras av medlemsmötet, vad gäller årsmöte måste dock tidpunkten vara inom perioden 10-28 februari (se normalstadgar för respektive nivå i organisationen för datum). Detta innebär också att lokalklubbstyrelsen kan ändra sitt beslut. Observera dock att kraven på kallelse alltid ska uppfyllas.

2. Hur kan kallelse till medlemsmöte ske?

§ 7 moment 1 i lokalklubbsstadgarna anger följande:
"Kallelse till ordinarie medlemsmöte utfärdas av lokalklubbsstyrelsen och ska tillställas varje medlem senast 30 dagar innan mötet, dock ska kallelse till årsmöte utfärdas senast den 1 januari. Kallelsen ska innehålla information om tid och plats för sammanträdet. Förslag till dagordning samt handlingar i det eller de ärenden som ska behandlas vid medlemsmöte ska vara tillgängliga för medlemmarna senast sju dagar före mötet."

Kravet är att kallelsen "ska tillställas varje medlem" vilket dels innebär att det ska vara skriftlig, dels att klubben i rimlig grad ska försäkra sig om att den når medlemmen. Förutom tid och plats för mötet är det rimligt att det framgår hur medlemmen kan få del av de kompletterande handlingarna. Vad gäller årsmötet ska kallelse ske senast den 1 januari, för övriga medlemsmöten gäller senast 30 dagar före mötet. Distributionen av kallelsen kan ske på nedanstående sätt. En skriftlig kallelse som skickas per post till den adress som finns registrerad i Brukshundklubbens centrala medlemsregister uppfyller stadgarnas krav. Detta förutsätter att klubben använder en aktuell medlemsförteckning.

Om medlemmen har en e-postadress registrerad i medlemsregistret kan kallelsen skickas per e-post. I båda fallen är det medlemmens ansvar att hålla uppgifterna uppdaterade och klubbens ansvar att använda de aktuella uppgifterna. Klubben bör uppmana sina medlemmar att kontrollera på "Mina sidor" att de har registrerat en korrekt e-postadress. Notera att det alltid är det centrala medlemsregistret som gäller, ev. andra register eller adresslistor kan inte åberopas. Om klubben uppmärksammar felaktiga uppgifter i medlemsregistret ska man korrigera dessa.

Kallelsen kan överlämnas personligen (t.ex. i samband med en aktivitet på klubben) under förutsättning att klubben noterar vilka medlemmar som har fått kallelsen på det sättet och när (datum).

Kallelsen kan föras in i medlemstidning, årskalender eller motsvarande. Det är viktigt att kallelsen får en framträdande plats i tidningen (eller motsvarande) och att det på framsidan finns en hänvisning till kallelsen. Distributionen av medlemstidningen ska då ske på något av de ovanstående sätten.

Samtidig kallelse till flera möten kan användas. T.ex. kan man via ett utskick i december kalla till det kommande årets alla ordinarie medlemsmöten (inkl. årsmötet). Klubben måste då genom kompletterande utskick (på något av ovanstående sätt) försäkra sig om att de medlemmar som tillkommer under perioden från det ursprungliga utskicket fram till 30 dagar före respektive möte också får kallelsen genom kompletterande utskick. Medlemmar som tillkommer mindre än 30 dagar före mötet bör kallas i möjligaste mån. Kompletterande utskick av kallelse kan t.ex. ske tillsammans med ett välkomstbrev.

Klubben kan använda flera sätt att kalla medlemmarna. T.ex. kan den skickas per e-post till de medlemmar som har e-postadress registrerad, överlämnas personligen till de som deltar i en aktivitet på klubben och skickas per post till resterande medlemmar. Klubben ska dock föra en förteckning så att det i efterhand går att följa upp hur varje medlem har kallats, t.ex. då medlemsmötet ska besluta om det är stadgeenligt utlyst. Förteckningen kan t.ex. bestå av en lista med de medlemmar som fick kallelsen personligen överlämnad, en lista med de som fick den per e-post och en lista med de som fick den skickad till sig per post. Har alla medlemmar fått kallelsen per post räcker det med den medlemsförteckning som användes som adressunderlag.

Sammanfattningsvis kan kallelse ske skriftligen på följande sätt:

1. Per post
2. Per e-post
3. Överlämnas personligen
4. Via medlemstidning, årskalender eller motsvarande som distribueras enligt punkt 1-3.
Andra sätt att kalla (t.ex. enbart muntligt, via anslag i klubbstugan eller på webben eller sociala media) uppfyller inte stadgarnas krav. Däremot får de gärna användas som komplement till ovanstående.

3. Vad gäller för hur möteshandlingarna görs tillgängliga?

§ 7 moment 1 i lokalklubbsstadgarna anger följande:
"Förslag till dagordning samt handlingar i det eller de ärenden som ska behandlas vid medlemsmöte ska vara tillgängliga för medlemmarna senast sju dagar före mötet."
och
"Lokalklubbsstyrelsen beslutar hur möteshandlingar görs tillgängliga. Dessa kan även rekvireras mot ersättande av uppkomna kostnader."

Lokalklubbsstyrelsen ska så långt det är rimligt underlätta för medlemmarna att ta del av handlingarna. Det är skäligt att det i kallelsen till mötet framgår hur medlemmen kan ta del av möteshandlingarna. En medlem kan dock inte kräva att handlingarna ska distribueras direkt till hen genom någon form av stående beställning utan måste i så fall begära detta sju dagar före respektive medlemsmöte. Naturligtvis ska handlingarna finnas fritt tillgängliga då medlemsmötet genomförs.

Handlingarna (t.ex. förslag till dagordning, verksamhetsberättelse osv.) behöver alltså inte skickas med kallelsen. Det är ofta inte heller möjligt eftersom t.ex. den ekonomiska rapporten inte kan färdigställas innan året är slut. Möteshandlingarna kan göras tillgängliga i klubbstugan, skickas ut per e-post och publiceras på klubbens webbplats. I det senare fallet får handlingarna vara lösenordskyddade under förutsättning att medlemmarna får tillgång till inloggningsuppgifter. Om handlingarna finns i klubbstugan förutsätts det att den medlem som vill ta del av dem får tillgång till nyckel till klubbstugan om det krävs eller att en tid bokas då klubbstugan hålls öppen.

En medlem har rätt att på begäran få pappersexemplar skickade till sig. Klubben har då rätt till ersättning för de merkostnader som uppstår (dvs. kostnader för utskrift/kopiering, emballage och frakt/porto).

4. Vad är en röstlängd?

En röstlängd är en förteckning av de medlemmar som närvarar vid ett medlemsmöte/årsmöte, och används som bl.a. underlag vid ev. röstningar.

I samband med deltagande på årsmöte måste godkänt medlemskap kontrolleras på närvarande medlemmar varför de ska prickas av. Av stadgarna framgår vilka som är röstberättigade på årsmöte/medlemsmöte.

Mall på röstlängd

Förslag på röstlängd finns att hämta bland framtagna dokumentmallar.

Praktiskt tips för röstlängd på års- fullmäktige och medlemsmöte

  • Föreningen kan själva köra ut en aktuell medlemslista i Excelformat direkt från Brukshundklubbens medlemsregister.

  • Medlemsansvarig bör dra ut dylik lista så tätt inpå aktuellt möte som möjligt för att ha uppdaterad lista.

  • Ha gärna en person ("dörrvakt") som i anslutning till lokalens ingång successivt prickar av de medlemmar som anländer till mötet, i den aktuella medlemslistan. Här kan med fördel en laptop med Exceldokument användas, så kan man låta programmet sköta räkningen.

  • När röstlängdspunkten kommer upp på mötets dagordning läser sekreteraren upp de medlemmar som är förprickade i medlemslistan och avslutar med att fråga om någon närvarande inte är uppropad.

    Det är mycket viktigt att ev. nyanlända noteras i röstlängd samt protokoll.

  • Att läsa igenom hela medlemsmatrikeln från A-Ö – tar en himla tid och rekommenderas inte. Tiden kan användas till mycket mer angenäma saker! :-)