Bild på mindre konferensrum med bord och stolar.
Bild på mindre konferensrum med bord och stolar.
Bild på mindre konferensrum med bord och stolar.

Styrelsemöte

inom Svenska Brukshundklubben

30 mar 202230 mar 2022

Svenska BrukshundklubbenSvenska Brukshundklubben

Till styrelsemöten kallas samtliga ledamöter och suppleanter. Inför mötet rapporterar sektorer/kommittéer och styrelsen följer upp ekonomin och verksamhet samt styrelsen diskuterar och beslutar i viktiga frågor.

Mötesform - Styrelsemöte

En styrelse utgörs av de personer som väljs vid års- och fullmäktigemöte och har av medlemmarna fått förtroendet att förvalta föreningen under det kommande verksamhetsåret. Styrelsens uppdrag är bl.a. att bereda olika frågor, förvalta de beslut som års- eller fullmäktigemötet fattat, leda föreningens verksamhet och arbete under verksamhetsåret samt att representera föreningen i olika sammanhang.

Hur styrelsens sammansättning ser ut framgår av de föreningsspecifika detaljerna i normalstadgarna för aktuell förening.

Kallelse till styrelsemöte

Det är ordföranden som kallar samtliga ledamöter och suppleanter till alla styrelsemöten. Detta sker ofta av sekreteraren på uppdrag av ordföranden. Kallelse ska utsändas senast 14 dagar innan mötet. Mötet protokollförs av styrelsens sekreterare eller annan utsedd person.

Beslutsför styrelse

En styrelse är beslutsför när samtliga ledamöter är kallade och fler än hälften av ledamöterna är närvarande vid mötet. Som styrelsens beslut gäller den mening som de majoriteten av ledamöterna förenat sig om. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av ordföranden.

Konstituerande möte

I föreningens normalstadgar framgår att ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare väljs på respektive funktion vid års- och fullmäktigemötet. Utöver dessa väljs ett antal ledamöter och suppleanter.

Den nyvalda styrelsen tillträder först efter att års- eller fullmäktigemötet avslutats. Därefter, i ett konstituerande möte tätt inpå års- eller fullmäktigemötet, fördelar styrelsen övriga poster och/eller uppdrag mellan de personer som blivit invalda i styrelsen.

Firmateckning

På detta konstituerande möte beslutar styrelsen vem/vilka som ska vara firmatecknare för föreningen. Man utser då de personer som har rätt att skriva under olika typer av kontrakt och avtal i föreningens namn. Det kan handla om att ta ut pengar från föreningens bankkonto eller skriva under hyresavtal. Ofta är det kassören och ordförande som är firmatecknare tillsammans.

Rätt att teckna föreningens firma kan vara personer "var för sig" eller "i förening". "Var för sig" innebär att en eller flera styrelseledamöter "en och en" kan skriva under. "I förening" innebär att personer, minst två stycken, tillsammans måste skriva under för att aktuell händelse ska vara genomförbar.

Det är den enskilde personen som blir vald till firmatecknare, inte funktionen i styrelsen. Det är t.ex. inte ordföranden som funktion som kan teckna firman utan den person som blivit vald till ordförande.

Det är viktigt att annullera tidigare uppgifter om firmatecknare så att dessa ersätts i enlighet med nytt beslut.

Protokoll från det konstituerande mötet skrivs av sekreteraren och ska sedan justeras och skrivas under eller signeras digitalt. Kopia på protokollet eller ett protokollsutdrag där paragrafen om vem eller vilka som tecknar föreningens firma framgår ska lämnas bl.a. till banken eller till plusgirot m.fl. som behöver informationen.

Övriga ärenden

Med fördel bör normalstadgarna för föreningen gås igenom vid detta möte. Detta så att samtliga i styrelsen får gemensam kunskap om dessa, liksom arbets- och delegeringsordningar som bör gås igenom och fastställas. 

Kanske lägger man även upp en årsplan för verksamheten, efter av års- eller fullmäktigemötet beslutad verksamhetsplan, samt datum för årets styrelsemöten. Planerar man redan nu in kommande års- eller fullmäktigemöte kan planering och kalendrar förberedas.

Vid det konstituerande mötet utses ofta de kommittéer och/eller arbetsgrupper som styrelsen, genom delegering, överlämnar genomförandet av olika specifika verksamhetsområden till. Styrelsen är ansvarig för all verksamhet men kan genom delegering alltså få fler personer att genomföra föreningens verksamhet. Se mer information nedan.

Verkställande utskott, kommitté- och arbetsgrupper

Styrelsen kan inom sig utse ett verkställande utskott och det är styrelsen som tillsätter kommittéer och arbetsgrupper. Dessa svarar inför styrelsen och ska handlägga de arbetsuppgifter som styrelsen delegerar genom instruktioner och bemyndiganden, och som gärna nedtecknas i en arbets- och delegeringsordning.

I Brukshundklubbens normalstadgar framgår att det är styrelserna som har rätt att utse kommittéer eller arbetsgrupper. Detta ska alltså inte göras av års- eller fullmäktigemötet.

Styrelsen väljs att förvalta verksamheten under verksamhetsåret och kan delegera ansvar för verksamhet till kommittéer eller arbetsgrupper. Dessa grupper minskar styrelsens arbetsbörda och ger medlemmar möjlighet att engagera sig i föreningens verksamhet.

Styrelsen utser samtliga personer i utskott, kommittéer och arbetsgrupper, varav en sammankallande.

En tydlig arbets- och delegeringsordning bör bl.a. ange ansvar, befogenheter och vad och hur respektive verksamhet ska bedrivas (för t.ex. föreningens verksamhet för hundägarutbildning). I delegeringsordningen bör det också framgå när och hur ekonomi och verksamhetsuppföljning ska redogöras till styrelsen. 

Kommittéer och arbetsgrupper genomför egna möten under verksamhetsåret och rapporterar både ekonomi och verksamhet mm till styrelsen inför varje styrelsemöte.

Styrelsen är ytterst ansvarig för all verksamhet mellan års- och fullmäktigemötena.

Dokumentmallar

För några av de dokument som behövs i föreningsarbetet har vi tagit fram förslag på mallar som är fria att använda. Mallarna är skrivna som förslag till lokal brukshundklubb men går givetvis att anpassa för alla föreningar inom Svenska Brukshundklubben.

Här finns mallar inför års- och fullmäktigemötet så som dagordning, röstlängd, årsmötesprotokoll och omedelbar justering på mötet.

Ta del av dokumentmallarna här.

Bild som visar kontorsmaterial.

Bildtext: