Bilda och upphöra som förening

Först kontakt med distrikt/rasklubb

Inledningsvis bör kontakt tas med det distrikt eller den rasklubb i Brukshundklubben i vilken bildandet av den nya föreningen önskas. Sök klubb eller distrikt här. De har kunskap om närliggande föreningar och vad som är på gång inom distriktet/rasklubben. De kan även hjälpa till med stöd och vägledning i hur man bildar och arbetar i en förening inom Svenska Brukshundklubben.

Bilda interimsstyrelse

De aktuella "medlemmarna" ska bilda en interimsstyrelse (tillfällig) vid ett protokollfört möte. Därefter ska interimsstyrelsen kalla till och genomföra ett medlemsmöte för samtliga medlemmar. Vid mötet ska beslut om styrelse och beslut om att ansöka om att bilda förening inom Svenska Brukshundklubben fattas. 

Medlemsmöte för beslut

Vid det protokollförda konstituerande medlemsmötet ska medlemmarna besluta om att:

1. Ansöka om bildandet av en ny förening inom Svenska Brukshundklubbens organisation.

2. Anta Brukshundklubbens normalstadgar för aktuell nivå inom Brukshundklubben. Följande uppgifter om normalstadgarna ska tydligt framgå i protokollet:

   - Förslag på föreningens namn

   - Styrelsens säte (ort)

   - Styrelsens antal ledamöter - Beslut om 1, 3 eller 5 ledamöter utöver ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare

   - Styrelsens antal suppleanter - Beslut om 2 eller 3 suppleanter

3. Medlemsavgift - Storleken på den lokala avgiften. Medlemsavgiften i Svenska Brukshundklubben består av en förbundsavgift samt en lokal avgift, se medlemskap.

4. Styrelse i enlighet med de beslutade normalstadgarna.

Ansökans innehåll

Justerat beslutsprotokoll från medlemsmötet samt normalstadgar ska tillsammans med en komplett ansökan skickas skriftligen till distriktet/rasklubben. Ansökan ska innehålla nedan angivna uppgifter.

1. Namn - Ange namnförslag för föreningen.

2. Interimsstyrelse - Förteckning över styrelsens ledamöter med namn, personnummer, adressuppgifter, telefonnummer, e-postadresser samt funktioner.

3. Kontaktperson - Styrelsen ska inom sig utse en kontaktperson, ange namn, personnummer, adressuppgifter, telefonnummer, e-postadress och funktion. Personen har ansvar för kontakt med distrikt/rasklubb samt förbundskansli. Kontaktpersonen ansvarar också för den första administrationen i medlemsregistret mm vid ett godkännande av föreningen.

4. Officiell adress - Ange föreningens officiella adress, telefonnummer och e-post.

5. Plusgiro/bankgiro - Ange föreningens plusgiro- eller bankgironummer. Behövs till exempel för utbetalning av organisationsstöd.

6. Medlemsavgift - Ange föreningens lokala avgift som tillkommer medlemsavgiften utöver förbundsavgiften och som tillfaller den lokala föreningen.

7. Styrelsens säte - Ange sätet/orten för styrelsen.

8. Verksamhetsområde - Ange föreningens geografiska verksamhetsområde, till exempel kommunblock. Ta hänsyn till befintliga och angränsande föreningar! Distriktsstyrelsen/rasklubbsstyrelsen godkänner och fastställer området samt anmäler det till förbundskansliet.

9. Medlemsunderlag - Bifoga en medlemslista med namn, personnummer, adressuppgifter, telefonnummer samt e-postadresser. Minst 20 medlemmar rekommenderas.

10. Datum för medlemsmötets beslut om fastställande av normalstadgar - Ange vilket datum som beslut om antagandet av normalstadgar för aktuell nivå inom Svenska Brukshundklubbens organisation fattades. Normalstadgar ska bifogas ansökan.

11. Funktionärer - Bifoga en sammanställning över ev. funktionärer med namn, personnummer, adressuppgifter, telefonnummer, e-postadresser samt funktionärstyper.

12. Klubbstuga - Meddela om ni har en klubbstuga (inte något krav).

13. Övrigt av intresse för ansökan - Ange till exempel kontakter med kommunen om marker och stuga.

Distriktet/rasklubben godkänner

Distriktsstyrelsen/rasklubbsstyrelsen behandlar och godkänner bildandet av nya föreningar inom sina geografiska gränser, se Svenska Brukshundklubbens normalstadgar § 6. Distriktsstyrelsen/rasklubbsstyrelsen kontrollerar att föreningens upptagningsområde inte krockar med redan existerande föreningar och hör med angränsande föreningar om synpunkter innan beslut om godkännande fattas. Tillräckligt medlemsantal och långsiktighet är också att beakta.

Distrikt/rasklubb skickar ansökan till förbundet

Efter distriktsstyrelsens/rasklubbsstyrelsens godkännande om bildande av ny förening ska distriktet/rasklubben skicka följande till förbundskansliet:

1. Protokollsutdrag från distriktsstyrelsens/rasklubbsstyrelsens godkännande

2. Komplett ansökan (se ovan).

Förbundsstyrelsen godkänner

Förbundsstyrelsen beslutar om bildande, namn och normalstadgar vid FS-sammanträde. Efter godkännande meddelas föreningen beslutet och ett bekräftelsedokument med de föreningsspecifika detaljerna i föreningens normalstadgar skickas till föreningen underskrivet av generalsekreteraren. Normalstadgarna är viktiga att ha arkiverade och tillgängliga för medlemmar, styrelsefunktionärer, valberedning och revisorer. Ett andra original arkiveras på förbundskansliet.

Därefter ges föreningen ett lokalklubbsnummer (identitetsnummer) av förbundets medlemsavdelning och får ett välkomstbrev med information från förbundskansliet.

Organisationsbidrag och startpaket

Den nya föreningen tilldelas efter beslut om bildandet ett organisationsbidrag (motsvarar 10 gällande förbundsavgifter). Bidraget sätts in på föreningens plusgiro eller bankgiro.

Föreningen får ett startpaket med informationsmaterial, viktig information och instruktioner.

Logotyp beställs från förbundet.

Föreningen får också ett erbjudande om att ansluta sig till den gemensamma klubbwebben.

Brevpapper etc. är upp till föreningen själv att ordna med.

Juridisk person

Varje enskild förening inom Svenska Brukshundklubben är en egen juridisk person.

Eget organisationsnummer

Varje ny förening ansöker själva om eget organisationsnummer från Skatteverket.

Förening

• Organisationsbidrag - Det är mycket som kostar när man startar upp en ny förening. Kanske vill man göra ett informationsutskick, beställa logotype eller bjuda in journalister för att informera om den nya föreningen. Svenska Brukshundklubbens förbund ger nya klubbar ett startpaket och en liten grundplåt att komma igång med.

• Funktioner i styrelse.

• Eget organisationsnummer.

• Styrdokument och policydokument - För Svenska Brukshundklubben och Svenska Kennelklubben.

• Normalstadgar.

• Föreningens föreningsspecifika detaljer i normalstadgarna - Att sprida till medlemmar, styrelse, valberedning och revisorer samt att arkivera i föreningen tillsammans med normalstadgarna.

• Försäkring - Personolycksfall.

• Medlemsförmåner - Informera era medlemmar.

• Medlemsvillkor.

• Protokoll & arkivering.

• Föreningstekniskordlista.

• Års- och fullmäktigemöte.

• Inrapportering av verksamhetsstatistik till förbundet i början av året.

Information

• SBK-info - Svenska Brukshundklubbens nyhetsbrev

• SBK-shopen - Försäljning av bl.a. kursböcker och förbundets förlagsartiklar.

Informationsmaterial

• Anvisningar för Brukshundklubbens organisationsmärke

• Banners och information från förbundet att använda på den egna hemsidan mm

• Grafisk profil - och egen logotyp

• Infomaterial

Ovan information finns på sidan om PR & kommunikation här.

Ekonomi och medlemsregister

• Egen juridisk person.

• Bokföringsprogram.

• Kassörssystemet.

• Medlemssystemet.

• Utse medlemsansvarig för administration i medlemssystemet.

• Rutin för inrapportering av styrelsefunktionärer.

• Information om medlemsavgifter. Förbundsavgift/lokal klubbavgift. Den som syns och som ska rapporteras in i medlemssystemet är den lokala avgiften. Denna ska års- eller fullmäktigemötet besluta om varje år, för att därefter rapporteras till medlemsavdelningen på förbundskansliet som för in den nya avgiften inför kommande år.

• Fakturering från förbundet.

Verksamheter

• Hur och när man ansöker och rapporterar in föreningens tävlingar inkl. info om stambokföringsavgifter.

• SBK Tävling.

• SBK Utbildning.

Varför en förening upphör

Anledningar till en förenings upphörande kan t.ex. vara:

• Otillräckligt medlemsunderlag.

• Brist på ideellt engagemang.

• Föreningen blir av med klubbstuga och/eller mark.

Inledande process

Ett förslag om föreningens upphörande kan läggas fram till föreningens års-/fullmäktige-/medlemsmöte. Inledningsvis bör frågan lyftas upp för information och diskussion med medlemmarna för att lyfta föreningens "svårigheter" och förankra ett ev. kommande beslut om upphörande. Här är viktigt att informera om hur en upphörandeprocess går till samt en ungefärlig tidsplan för densamma.
Om förankringen visar att föreningens upphörande är det rätta ska beslut om föreningens upphörande fattas vid ett ordinarie års- eller fullmäktigemöte samt därefter ett medlemsmöte (kan även ske i omvänd ordning). Det ska tydligt framgå i kallelse och dagordning att punkten ska behandlas. Styrelsen lägger med fördel fram ett beslutsunderlag till års-/fullmäktige- och medlemsmötet med beskrivande bakgrundsinformation, beslutsprocess samt förslag till beslut.
För att begäran om upphörande ska vara giltig ska den ha biträtts av minst 3/4 av det totala antalet avgivna röster vid två på varandra följande omröstningar enligt ovan. Här är det mycket viktigt att besluten protokollförs korrekt och innehåller all viktig information, se nedan.

Att tänka på:

• Förankra beslutet väl hos medlemmarna innan ev. förslag till beslut om upphörande går upp för beslut på års- eller fullmäktigemöte samt efterföljande medlemsmöte.

• Beskriv situationen samt för- och nackdelar med beslut (både i inledande diskussioner och i förslaget som läggs fram inför beslut). Detta så att medlemmarna är väl insatta i situationen och vilka förutsättningar som gäller och vilka konsekvenserna av ett beslut blir.

• Information om förslag till beslut måste finnas med i kallelser till års- eller fullmäktigemöte samt medlemsmöte. Detta även i dagordningen och i handlingarna som presenteras inför mötet.

• Styrelsen bör i möteshandlingarna presentera ett beslutsunderlag med förslag till beslut så att medlemmarna kan vara pålästa inför sitt beslut och göra ett aktivt val att delta samt göra sin röst hörd på möten.

• Inför beslutsunderlaget ta fram förslag på hur ev. materiella tillgångar och ekonomiska tillgångar ska förvaltas. Det är enligt normalstadgarna förbundsstyrelsen som beslutar om hur tillgångar ska förvaltas men medlemsmötet kan framföra önskemål om hur tillgångarna ska förvaltas, se nedan.

En förening upphör först i och med att förbundsstyrelsen beslutat om föreningens upphörande vid ett FS-sammanträde. Det är alltså inte från och med det sista beslutsdatumet i föreningen.

Vad säger § 15 i normalstadgarna?

• Beslut att hos förbundsstyrelsen begära att få upphöra som förening inom Svenska Brukshundklubben fattas vid medlemsmöte.

• För att begäran om upphörande ska vara giltig ska den ha biträtts av minst 3/4 av det totala antalet avgivna röster vid två på varandra följande omröstningar, varav minst en ska vara vid ordinarie års- eller fullmäktigemöte.

• Beslut om upphörande fattas av förbundsstyrelsen oberoende av begäran från aktuell förening.

• Upphör föreningen ska dess tillgångar och arkiv förvaltas i enlighet med förbundsstyrelsens beslut.

Av beslutsprotokollen ska följande framgå:

• Bakgrunden till beslutet om upphörande.

• Själva beslutet om upphörande.

• Hur många personer som deltog i beslutet.

• Om beslutet var enhälligt eller hur många röster var för/emot beslutet.

• Om föreningens medlemmar har uttryckt speciellt önskemål med förslag på hur ev. fysiska och ekonomiska tillgångar ska användas/förvaltas? *

* Här kan medlemmarna framföra önskemål om hur förbundsstyrelsen ska besluta om förvaltningen av föreningens tillgångar. Som regel förvaltas de ekonomiska tillgångarna i fem år av aktuellt distrikt/rasklubb. Om föreningen inte återuppstår inom upptagningsområdet under den tiden kan ev. tillgångar öronmärkas till tex. ungdomsverksamhet inom distrikt/rasklubb, utbildning av en funktionärskategori inom distrikt/rasklubb, en närliggande förening inom organisationen eller dyl. I slutändan är det förbundsstyrelsen som beslutar om förvaltningen.

Interimsstyrelse

En interimsstyrelse tillsammans med revisor kan väljas av medlemmarna för att genomföra den slutliga hanteringen av upphörandet efter förbundsstyrelsens beslut om upphörande. 
Det kan handla om att sköta de sista räkningarna, sälja ev. fysiska tillgångar, ta hand om uppsägningar av avtal mm efter förbundsstyrelsens beslut om upphörande.

Viktigt att överlämna arkiv mm till ovanliggande nivå

Föreningens arkiv och dokument mm i sin helhet ska överlämnas till ovanliggande organisation. Detta för historiken, intresse från forskare och medlemmar, kommande föreningar mm. Att tänka på här är att både digitala dokument så väl som fysiska dokument i pärmar mm tillhör föreningen och ska överlämnas till och arkiveras av ovanliggande organisation.

Efter beslut om upphörande

Kopia på de två underskrivna protokollen, med beslut om upphörande, ska tillsammans med ansökan om att föreningen ska upphöra skickas till förbundskansliet. Det går bra att skanna in protokollen och skicka dem per e-post till förbundskansliet enligt nedan. Dokumenten ska vara underskrivna och filerna ska ha bra upplösning.
En förening upphör helt först i och med att förbundsstyrelsen beslutat om föreningens upphörande vid ett FS-sammanträde.
Ev. tillgångar förs över i enlighet med förbundsstyrelsens beslut.